Η Χρήση της Τεχνολογίας για τη Βελτίωση της Ροής και Αποδοτικότητας της Πρακτικής στο Ιατρείο σας

Η χρήση της τεχνολογίας σε πολλές ειδικότητες είναι ευρέως διαδεδομένη, όταν πρόκειται για την ιατρική πλευρά της πρακτικής.

Αλλά, σε άλλους τομείς της πρακτικής σας, η τεχνολογία πιθανόν έχει μείνει πίσω.

Για παράδειγμα, έχετε ποτέ υπολογίσει:

• Πόσες φορές ένας ασθενής έχει κάνει την ίδια ερώτηση κατά την επαφή μαζί σας;

• Πόσο χρόνο παίρνει για να εγγράψετε / υποδεχθείτε έναν ασθενή;

• Πόσος χρόνος ξοδεύεται για την δια χειρός παράδοση πληροφοριών ή οδηγιών στο ιατρείο σας;

Αν τα χρονομετρήσετε, θα εκπλαγείτε με το πόσο χρόνο καταναλώνουν οι ενέργειες αυτές κάθε μέρα.

Άμεσα διαθέσιμη τεχνολογία θα μπορούσε να κάνει πιο αποδοτικά διαθέσιμο τον χρόνο αυτό.

Αυτό το άρθρο παρουσιάζει την τεχνολογία που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί κατά την πρακτική στο ιατρείο σας, για τη βελτίωση της διαδικαστικής ροής των ασθενών - και ιδιαίτερα την πρόσβαση των ασθενών και την ενδοεπικοινωνία.

internet 3

Θέματα Σχετικά με την Πρόσβαση των Ασθενών

Πολλές φορές, οι ασθενείς πρέπει να σας τηλεφωνήσουν για να κλείσουν ραντεβού.

Σε πολλά ιατρεία, το άτομο που απαντά το τηλέφωνο είναι επίσης υπεύθυνο για την υποδοχή ασθενών.

Όταν το άτομο αυτό απασχολείται στο τηλέφωνο και ο ασθενής πρέπει να περιμένει, τότε ο ιατρός μπορεί κατ' επέκταση να καθυστερήσει να δει τον ασθενή.

Όταν ο ασθενής φτάνει στο ιατρείο, ο/η υπεύθυνος υποδοχής χειρίζεται τυπικά τη διαδικασία υποδοχής.

Ανάλογα με την συχνότητα άφιξης των ασθενών:

1. Ο ασθενής μπορεί να υπογράψει μία απλή φόρμα υποδοχής.

2. Νέοι ασθενείς ή όσοι δεν έχουν επισκεφθεί το ιατρείο για κάποιο διάστημα, μπορεί να συμπληρώσουν έντυπα με περισσότερες λεπτομέρειες για το ιστορικό τους.

3. Ο ασθενής μπορεί να κληθεί στo χώρο υποδοχής πολλές φορές για να προμηθευτεί τα έντυπα, να παρουσιάσει ή να πάρει πίσω την ταυτότητά του και την κάρτα ασφάλισης, κλπ.

4. Ο/Η υπεύθυνος υποδοχής μπορεί να δέχεται πληρωμές.

5. Ο/Η υπεύθυνος υποδοχής μπορεί να εισάγει τα δεδομένα στο σύστημα.

6. Ο/Η υπεύθυνος υποδοχής μπορεί στη συνέχεια να ενημερώνει το κλινικό προσωπικό ότι η διαδικασία υποδοχής του ασθενούς έχει ολοκληρωθεί.

Η διαδικασία αυτή παίρνει πολύ χρόνο.

Η επαρκής στελέχωση του χώρου υποδοχής για τη συλλογή δεδομένων των ασθενών και την αποφυγή ουράς αναμονής και καθυστερήσεων, είναι ένα δύσκολο και δαπανηρό έργο.

Πώς η Τεχνολογία Λοιπόν Μπορεί να Βελτιώσει την Πρόσβαση των Ασθενών

Ραντεβού.
Η διαχείριση των ραντεβού μέσω της ιστοσελίδας σας θα μειώσει τις κλήσεις στο ιατρείο σας και θα ελευθερώσει χρόνο για την υποδοχή των ασθενών. Η ιδέα εδώ είναι να μεγιστοποιήσετε την αποδοτικότητα διαχείρισης των ασθενών.

Εγγραφή / Υποδοχή.
Έχει παρατηρηθεί ότι η σωστή διαδοχή ενός ασθενή από τον επόμενο συναντά συχνά δυσκολίες.

Στις περισσότερες των περιπτώσεων, αν και ο ασθενής ολοκληρώνει τη γραφειοκρατία πριν το ραντεβού ηλεκτρονικά, η εισαγωγή δεδομένων δεν μπορεί να ξεκινήσει παρά μόνο όταν φτάσει ο ασθενής στο ιατρείο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ιστοσελίδα σας για να συλλέξετε τις πληροφορίες αυτές προκαταβολικά.

Προτρέψτε όλους τους ασθενείς σας να εισάγουν / αναθεωρούν/ επικαιροποιούν τα δεδομένα τους μέσω της ιστοσελίδας σας.

Επίσης, συμπεριλάβετε δημογραφικά, ιατρικά και κοινωνικά δεδομένα.

Η εισαγωγή των δεδομένων αυτών θα πρέπει να ολοκληρώνεται στα Ηλεκτρονικά Μητρώα Υγείας (ΗΜΥ) / συστήματα διαχείρισης της πρακτικής σας, έτσι ώστε ο ασθενής να μην ερωτηθεί ξανά για τα ζητήματα αυτά κατά τη διάρκεια του ραντεβού.

Αντίθετα, τα δεδομένα που ο ασθενής εισάγει προκαταβολικά, θα πρέπει να επιτρέπουν στο προσωπικό και στους ιατρούς να εντοπίζουν γρήγορα τους τομείς που απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες.

internet 21

Όταν ο ασθενής φτάνει στο ιατρείο, θα πρέπει να υπάρχουν δύο επιλογές υποδοχής:

• Κιόσκι αυτοεξυπηρέτησης ως κύρια επιλογή.

• Υπεύθυνος υποδοχής ως δευτερεύουσα επιλογή.

Στο κιόσκι, οι ασθενείς μπορούν να ελέγξουν και να επιβεβαιώσουν τα στοιχεία τους, να ολοκληρώσουν την διαδικασία υποδοχής, να πληρώσουν και να παρουσιάσουν την ταυτότητα και την κάρτα ασφάλισής τους.

Με τα δεδομένα αυτά, το σύστημα μπορεί να ελέγξει την ασφάλιση, να ελέγξει και να εισπράξει το ποσοστό συμμετοχής, να επαληθεύσει το εκπιπτόμενο ποσό, κλπ.

Τέλος, το σύστημα ειδοποιεί το κλινικό προσωπικό ότι ο ασθενής έχει ολοκληρώσει τη διαδικασία υποδοχής.

Έτσι, ο/η υπεύθυνος υποδοχής μπορεί να φροντίζει ασθενείς που έχουν ερωτήσεις ή αδυνατούν να χρησιμοποιήσουν το κιόσκι αυτοεξυπηρέτησης.

Θέματα Σχετικά με την Ενδοεπικοινωνία

Η μεγαλύτερη σπατάλη χρόνου που παρατηρείται στα ιατρεία είναι η ενδοεπικοινωνία - ειδικότερα, το προσωπικό και οι γιατροί πολλές φορές ανταλλάσουν πληροφορίες ή οδηγίες χειρωνακτικά, ενώ θα μπορούσαν εύκολα να διαβιβάζονται ηλεκτρονικά.

Η κατάσταση είναι πολύ χειρότερη σε ιατρεία που εξακολουθούν να κρατούν έντυπα αρχεία, αλλά κάποιες φορές και σε ιατρεία με ΗΜΥ.

Η τεχνολογία θα μπορούσε να εξαλείψει τα ακόλουθα:

1. Χειρωνακτική διακίνηση των έντυπων αρχείων και διαγραμμάτων ασθενών, καθώς και του χρόνου του προσωπικού να πηγαινοέρχονται για να ελέγξουν τα διαγράμματα.

2. Ενημέρωση του ιατρού σε ποιό χώρο θεραπείας είναι το επόμενο ραντεβού.

3. Ενημέρωση του προσωπικού για την ετοιμότητα ενός χώρου θεραπείας, ώστε ο ιατρός να υποδεχθεί τον επόμενο ασθενή.

4. Ενημέρωση ιατρικού προσωπικού για επείγουσα ανάγκη του ασθενούς π.χ. του προγραμματιστή χειρουργείου ότι ένας ασθενής χρειάζεται χειρουργική επέμβαση.

Πως η Τεχνολογία Μπορεί να Βελτιώσει την Ενδοεπικοινωνία

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τη βελτίωση αυτών των εργασιών, αλλά όχι μία μοναδική λύση (συμπεριλαμβανομένων ΗΜΥ) που να γνωρίζουμε ότι θα τα κάνει όλα.

Σε γενικές γραμμές, θα χρειαστείτε πολλαπλές λύσεις.

1. Γραφήματα

Εάν το ιατρείο σας δεν διαθέτει κιόσκι αυτοεξυπηρέτησης και χρησιμοποιεί ΗΜΥ, χρησιμοποιήστε το σύστημα για να ενημερώνεται το προσωπικό για την άφιξη του ασθενούς.

Αν χρησιμοποιείτε έντυπα διαγράμματα με το ιστορικό του ασθενούς, να τοποθετούνται τα διαγράμματα πριν τα ραντεβού στο χώρο του προσωπικού.

Όταν φτάσει ο ασθενής, να εκτυπώνεται το έντυπο του ραντεβού στον εκτυπωτή που βρίσκεται στον χώρο του προσωπικού, ενημερώνοντάς για την άφιξη του ασθενούς.

Αυτό θα εξοικονομήσει αρκετό χρόνο από το πήγαινε-έλα του προσωπικού.

internet 1

2. Πρόσβαση στους Χώρους Θεραπείας (Εξεταστήρια)

Σε πολλά ιατρεία, έχει παρατηρηθεί σημαντική δυσκολία στο να τηρηθεί η σωστή σειρά των ραντεβού του ιατρού με τον επόμενο ασθενή και χρησιμοποιούν χρονοβόρες διαδικασίες για να το πετύχουν.

Έχει παρατηρηθεί, οι ιατροί να ψάχνουν το ιστορικό για τον επόμενο ασθενή, ο ιατρός να πηγαίνει από τον ένα χώρο θεραπείας στον άλλο, το προσωπικό να περιμένει στο διάδρομο για να ενημερώσει τον ιατρό για το που / ποιός είναι ο επόμενος στη σειρά ασθενής, κλπ.

Μια καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε είτε το σύστημα ΗΜΥ (αν έχει τη δυνατότητα) ή ένα σύστημα επικοινωνίας με φωτεινή σηματοδότηση.

Τα συστήματα αυτά χρησιμοποιούν φωτεινά κουμπιά ή ένα παράθυρο στον υπολογιστή για να ενημερώσουν τον ιατρό ότι ο επόμενος χώρος θεραπείας είναι αυτός όπου το κουμπί αναβοσβήνει.

Όταν ο ιατρός φεύγει από ένα χώρο θεραπείας, απενεργοποιεί το φωτεινό κουμπί με αποτέλεσμα το επόμενο που έχει σειρά να αρχίζει να αναβοσβήνει.

Το προσωπικό βάζει τον ασθενή σε σειρά προτεραιότητας όταν τον οδηγεί στον χώρο θεραπείας.

Τώρα, όταν ο ιατρός απενεργοποιεί το φωτεινό κουμπί, το προσωπικό ενημερώνεται ότι ο ασθενής χρήζει επιπλέον εργασιών ή ότι ο χώρος θεραπείας είναι διαθέσιμος - και όλα αυτά χωρίς να χάνεται χρόνος με χειρωνακτικές διαδικασίες.

3. Ενημέρωση Προσωπικού

Ο τρόπος ενημέρωσης και ενδοεπικοινωνίας του προσωπικού ενός ιατρείου, είναι μια καίρια απόφαση.

Η επιλογή εξαρτάται από το αν θεωρείτε ότι είναι πιο σημαντικό ο ίδιος ο ιατρός να μεταφέρει την πληροφορία ή άν το προσωπικό ή η τεχνολογία μπορεί να κάνει τη δουλειά εξίσου καλά.

Αν ο ιατρός πιστεύει ότι πρέπει ο ίδιος να μεταφέρει την πληροφορία, τότε η απόφαση καθορίζεται ανάλογα με το πόσο πολύτιμος είναι ο χρόνος του καθενός αλλά και από τον φόρτο εργασίας του.

Τι γίνεται όμως όταν ο ιατρός θέλει να οδηγήσει τον ασθενή σε έναν συνεργάτη του ή να τον/την καλέσει να έρθει για να παραλάβει τον ασθενή, και εκείνη την ώρα ο ιατρικός συνεργάτης του είναι απασχολημένος με έναν άλλο ασθενή;

Για τη διαχείριση αυτών των σεναρίων, ένας συνδυασμός τεχνολογίας και ανάθεσης στο προσωπικό είναι η καλύτερη λύση.

Ο γιατρός 1) ειδοποιεί τον σχετικό με την ανάγκη του ασθενούς συνεργάτη μέσω ΗΜΥ, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κλπ και 2) ειδοποιεί ένα άλλο μέλος του προσωπικού μέσω φωτεινής σηματοδότησης ή μέσω ΗΜΥ, για να συνοδεύσει τον ασθενή.

Όφελος για Όλους

Αυτά είναι μερικά μόνο παραδείγματα όπου η τεχνολογία μπορεί να βελτιώσει την εργασιακή ροή του ιατρείου σας.

Αποτελεσματική χρήση της τεχνολογίας μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο στο προσωπικό, αλλά μπορεί να χρειαστεί να ποσοτικοποιήσετε αυτό το χρόνο, για να καθορίσετε τις κατάλληλες λύσεις για την πρακτική σας.

Τα οφέλη για τους ασθενείς περιλαμβάνουν:

1. Μείωση του χρόνου αναμονής

2. Δεν χρειάζεται να απαντούν πολλές φορές τις ίδιες ερωτήσεις

3. Βελτιστοποίηση του χρόνου επίσκεψης στο ιατρείο σας

Οι αλλαγές αυτές θα βελτιώσουν τον αριθμό επισκέψεων των ασθενών, τα αποτελέσματα της έρευνας ικανοποίησης και τον αριθμό των συστάσεων προς εσάς.

Μπορεί οι προαναφερθείσες λύσεις και πρακτικές για ορισμένους να ακούγονται λίγο απόμακρες, αλλά αναμφισβήτητα αποτελούν ιδέες που μπορούν να προσαρμοστούν στη δική σας πρακτική.

(Πηγή: Αμερικάνικη Οφθαλμολογική Ακαδημία)

Αντώνιος Σακάλογλου
Σύμβουλος Επιχειρηματικής Ανάπτυξης
ΧΑΡΑΜΗ ΑΕ

Με την περιήγησή σας στο medicalmanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.