Όταν Χρειάζεται να Ανακοινώσετε μια Δύσκολη Απόφαση

Η εξέλιξη της δραστηριότητας του ιατρείου ή του πολυιατρείου, δεν είναι πάντοτε προβλέψιμη, ιδιαίτερα στις μέρες μας που η κρίση φαίνεται να έχει εγκατασταθεί για τα καλά.

Ως εκ τούτου, τα έξοδα του προσωπικού (βοηθοί, γραμματείς) μπορεί να είναι δυσβάστακτα, αλλά καθώς δεν επιθυμείτε να απολύσετε κανέναν, αποφασίσατε τελικά να περάσετε «στην εργασία μερικής απασχόλησης» για κάποιον ή κάποιους συνεργάτες σας.

Πώς λοιπόν θα τους ανακοινώσετε το «κακό» νέο;

Η Προετοιμασία

• Οργανώστε μια συνάντηση με τους υπαλλήλους σας και παρουσιάστε ξεκάθαρα την δύσκολη κατάσταση που αντιμετωπίζει το ιατρείο (ή το πολυιατρείο).

• Αφήστε χρόνο στους συνεργάτες σας να επεξεργαστούν τις πληροφορίες που τους δόθηκαν.

• Ενθαρρύνετε κάθε άτομο ξεχωριστά να εκφράσει τις επιθυμίες του και τα κίνητρά του στην εργασία του.

• Πάρτε την απόφασή σας με βάση τα κριτήρια και τους στόχους σας.

Τι να Αποφύγετε:

• Όλα αυτά που θα μπορούσαν να γίνουν αντιληπτά ως «μεταχείριση».

Προσοχή στις αδικίες: συνήθως οι πιο ευαίσθητοι καταλήγουν να «θυσιάζονται»!

• Να περάσετε την ευθύνη της απόφασης στην ομάδα.

Εσείς είστε ο υπεύθυνος, εσείς θα πάρετε την τελική απόφαση.

Δεν είναι κάτι που θα διευθετηθεί μεταξύ τους!

• Να δώσετε υποσχέσεις που ενδεχομένως να μην μπορέσετε και να κρατήσετε:

«Είναι προσωρινή αλλαγή. Εάν τα έσοδα αυξηθούν, θα επανέλθουμε όπως πριν».

Είναι προτιμότερο να πείτε «Δεν είμαι σε θέση να σας υποσχεθώ τίποτα».

Τι να Κάνετε:

• Συγκεντρώστε όλους τους υπαλλήλους και ανακοινώστε τους ξεκάθαρα την κατάσταση:

«Η ομάδα μας λειτουργεί πολύ καλά και θα ήθελα να σας ευχαριστήσω προσωπικά γι’αυτό.

Παρόλα αυτά, ο τζίρος μας έχει πέσει σε σημαντικό βαθμό και παράλληλα τα έξοδα του ιατρείου και η φορολογία αυξάνονται.

Γι’ αυτό είμαι στη δυσάρεστη θέση να πάρω σήμερα την απόφαση για περικοπές στη γενική μισθοδοσία».

• Περάστε αμέσως στο θέμα με τις πιθανές λύσεις: «Δύο είναι οι λύσεις που προβλέπονται: ‘Η να μειώσουμε το εργατικό δυναμικό με απολύσεις ή να εξετάσουμε το ενδεχόμενο εργασίας μερικής απασχόλησης ορισμένων από εσάς.

Η αλήθεια είναι ότι προτιμώ να επιλέξω την δεύτερη λύση».

• Αφήστε τους ένα σεβαστό χρονικό διάστημα να το σκεφτούν:

«Σας ζητώ να το σκεφτείτε ο καθένας από εσάς ξεχωριστά, λαμβάνοντας υπόψη σας την προσωπική σας κατάσταση».

• Επανεξετάστε προσωπικά τον κάθε συνεργάτη:

«Θα σας ξαναδώ τον καθένα ξεχωριστά για να συλλέξω πληροφορίες σχετικά με τις επιθυμίες σας. Μέσα από αυτές τις συνεντεύξεις θα λάβω και την απόφασή μου».

Μετά τη Συνάντηση με τους Συνεργάτες

• Πάρτε την απόφασή σας με βάση τους στόχους σας, αποφεύγοντας τους πολλούς συναισθηματισμούς.

• Εάν κανείς δεν θέλει να προσφερθεί για εργασία μερικής απασχόλησης, τότε είναι πλέον δικό σας θέμα να το διευθετήσετε.

• Λάβετε υπόψη σας τις ανάγκες του ιατρείου σας, καθώς και το επίπεδο των ικανοτήτων και της κινητοποίησης του κάθε συνεργάτη σας για την τελική σας απόφαση.

Οι 6 Χρυσοί Κανόνες

Κανόνας 1:

Αποφύγετε την γραπτή επικοινωνία για μια δυσάρεστη ανακοίνωση τέτοιου τύπου και δώστε έμφαση στην συνομιλία.

Είναι ένας τρόπος να δείξετε ότι κατανοείτε το σοκ που υφίστανται οι συνεργάτες σας και ότι είσαστε πρόθυμοι να τους ακούσετε και να το συζητήσετε. 

Κανόνας 2:

Επικοινωνήστε χωρίς αργοπορίες.

Αν όχι, οι φήμες θα διαδοθούν και θα αλλοιώσουν την σωστή πληροφόρηση.

Είναι προτιμότερο να ανακοινώσετε μια αυστηρή απόφαση την ίδια την ημέρα που την λάβατε.

Με αυτόν τον τρόπο οι υπάλληλοί σας έχουν λιγότερο χρόνο να σχολιάσουν μεταξύ τους.

Κανόνας 3:

Να είστε πρακτικοί.

Από την αρχή της συνάντησης, παρουσιάστε με ξεκάθαρο τρόπο τα γεγονότα ως έχουν, δικαιολογώντας έτσι την δυσάρεστη απόφαση σας.

Κανόνας 4:

Ζητήστε από τους συνεργάτες σας να μην διαδώσουν προς τα έξω αυτό το «κακό» νέο.

Κανόνας 5:

Αφήστε τους υπαλλήλους να εκφραστούν.

Θα πρέπει ως Ιατρός αλλά και ως εργοδότης, να γνωρίζετε αυτό που συναισθάνονται.

Ως εκ τούτου, φροντίστε να μην μετατρέψετε την συνάντηση σε μονόλογο, εισχωρώντας σε λεπτομερείς επεξηγήσεις, και αφήστε στους συνεργάτες σας τον κατάλληλο χρόνο για να εκφραστούν.

Κανόνας 6:

Αφήστε προοπτικές.

Αφήστε έδαφος για συζήτηση στο τέλος της συνάντησης.

Αυτό δείχνει ότι δεν θέλετε να πιστέψετε ότι όλα είναι μαύρα, αλλά ότι προσπαθείτε να βρείτε τρόπους να βγείτε από την δύσκολη κατάσταση.

Με την περιήγησή σας στο medicalmanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.